Kvalitetskoordinator

• Stillingsbetegnelse: Kvalitetskoordinator.
• Virksomhed: Tranekær Fødevarer, Svendborg. Producerer færdigretter og salater til dagligvarehandlen; ca. 120 ansatte.
• Afdeling: Kvalitetsafdelingen (3 personer: kvalitetschef, kvalitetskoordinator, laborant).
• Nærmeste leder: Kvalitetschefen.
• Stedfortræder: Laboranten på det daglige; kvalitetschefen på sager, der handler om myndigheder.
• Personaleansvar: (ikke oplyst)
• Gældende fra: (ikke oplyst)
• Særlige rammer: IFS-certificering og kontrolbesøg fra Fødevarestyrelsen. Øvrige rammer (vagter, rejser) (ikke oplyst).
• Beskrivelsen gælder: Medarbejderens egen stilling (beskrevet af indehaveren).

Stillingen findes, fordi virksomheden er IFS-certificeret og får kontrolbesøg af Fødevarestyrelsen. Kvalitetskoordinatoren sikrer, at det, der foregår i produktionen, svarer til det, der står i kvalitetssystemet – og omvendt.

Kvalitetskoordinatoren har ansvar for at sikre:

• Egenkontrol og HACCP: Sikrer, at egenkontrol og HACCP-dokumentation følges og er i orden.
• IFS-certificering: Sikrer, at virksomheden lever op til IFS-kravene.
• Leverandørgodkendelse: Sikrer, at nye og eksisterende leverandører er vurderet og godkendt, bl.a. via audit.
• Afvigelser og reklamationer: Sikrer, at afvigelser registreres, behandles og lukkes.
• Hygiejneoplæring: Sikrer, at nye medarbejdere oplæres i hygiejne.
• Sporbarhed: Sikrer, at råvarer kan spores fra færdigt produkt til leverandør inden for tidskravet.
• Kontakt til Fødevarestyrelsen: Medansvar sammen med kvalitetschefen.

(Skillelinje mellem eget ansvar og medansvar ud over Fødevarestyrelsen: ikke oplyst)

Baseret på en typisk uge og et groft skøn over hele året som én arbejdsdag.

Tidsfordeling (cirka, hele året)

| Hovedopgave | Andel |

|---|---|

| Morgenrunde og dokumentkontrol (dagligt) | 25 % |

| Afvigelser og reklamationer | 15 % |

| Kunde- og myndighedskontrol inkl. IFS | 15 % |

| Leverandøraudit og -godkendelse | 10 % |

| Procedureopdatering | 10 % |

| Rapportering | 10 % |

| Hygiejneoplæring | 5 % |

| Sporbarhedstest | 5 % |

| Ad hoc (fx produktionen ringer om udfaldet temperaturlogger) | 5 % |

Opgaver

• Morgenrunde i produktionen (mandag kl. 6.30): Gennemgår natholdets rengøringsrapporter og tager stikprøver med ATP-swabs.
• Dokumentkontrol: Kontrollerer HACCP-skemaer fra fredag og weekend.
• Leverandøraudit: Gennemfører audit hos nye leverandører, fx en hel dag hos ny grøntsagsleverandør.
• Ugentligt afvigelsesmøde (onsdag) med produktionslederen: Gennemgår ugens afvigelser (fx 5 i en uge). Lukker selv de fleste (3 af 5); sender resten til kvalitetschefen.
• Procedureopdatering: Opdaterer procedurer ved ændringer, fx ny pakkemaskine.
• Hygiejneoplæring: Oplærer nye medarbejdere hver anden torsdag (fx 4 personer).
• Sporbarhedstest: Sporer alle råvarer i et færdigt produkt tilbage til leverandør. Krav: under 4 timer; seneste test: 2,5 timer.
• Ugerapport (fredag): Udarbejder rapport med nøgletal til kvalitetschefen.
• Forberedelse af kundeaudit: Fx stor dagligvarekæde i uge 47.
• Myndighedskontrol: Gennemgår egenkontrollen, når Fødevarestyrelsen varsler kontrol (varsles ikke altid).
• Ad hoc: Håndterer akutte henvendelser fra produktionen.

Sæsonudsving

• Kunde- og myndighedskontrol samt IFS er klumpet i efteråret; IFS-audit ligger i oktober.
• Øvrige sæsonudsving: (ikke oplyst)

Beslutter selv

• Stopper en produktionslinje ved fødevaresikkerhedsrisiko uden at spørge nogen. Stillingens vigtigste mandat. Brugt 3 gange på 4 år.
• Lukker afvigelser til og med kategori 2.
• Afviser en råvareleverance ved modtagelsen.
• Frigiver varer efter temperaturlogger-udfald, når begge betingelser er opfyldt (se nedenfor).

Kræver godkendelse af kvalitetschefen

• Afvigelser i kategori 3 (kan give tilbagekaldelse) lukkes af kvalitetschefen.
• Godkendelse af nye leverandører (kan ikke ske alene).
• Indkøb af laboratorieudstyr over 10.000 kr.
• Al dialog med Fødevarestyrelsen eller kunder om afvigelser.

Stedfortræder på kategori 3

• Kan kvalitetschefen ikke træffes, er fabrikschefen stedfortræder på kategori 3-beslutninger (indført i proceduren efter hændelse i august).

Hvis X → gør Y

• Fødevaresikkerhedsrisiko i produktionen → stop linjen straks, informér derefter kvalitetschefen (rækkefølge/procedure ikke oplyst).
• Afvigelse kategori 1–2 → kvalitetskoordinatoren lukker selv.
• Afvigelse kategori 3 → kvalitetschefen lukker; kan han ikke træffes, fabrikschefen.
• Temperaturdokumentation under 8 grader → kategori 2, kvalitetskoordinatorens beslutning.
• Temperatur ikke dokumenteret (fx loggerudfald) → kategori 3. Kvalitetskoordinatoren må selv frigive, hvis ti stikprøver af kernetemperatur alle er under 5 grader og loggerudfaldet er under 8 timer. Ellers beslutter kvalitetschefen/fabrikschefen.
• Henvendelse fra Fødevarestyrelsen eller kunde om afvigelser → inddrag kvalitetschefen før svar.
• Indkøber ønsker at skifte leverandør → kvalitetskoordinatoren skal vurdere/godkende, før skiftet sker; endelig godkendelse af ny leverandør hos kvalitetschefen.

Eksempel (august)

Loggerudfald i kølerum i 6 timer, 14 paller salat klar til udlevering, kvalitetschefen på ferie og utilgængelig. Kvalitetskoordinatoren holdt pallerne tilbage, målte 10 stikprøver (alle under 4 grader) og fik fabrikschefen til at godkende frigivelse på sin anbefaling. Efterfølgende blev reglen skrevet ind i proceduren.

Formelt vs. reelt

Hændelsen i august afveg fra det daværende formelle mandat, men er nu formaliseret i proceduren. Øvrige forskelle: (ikke afklaret)

Eksempel (september): leverandørskifte

Indkøberen ønskede at skifte kyllingebryst-leverandør til en polsk leverandør, 14 % billigere. Leverandøren havde IFS-certifikat, men salmonella-dokumentation kun på partiniveau, mens en kunde kræver negativ test på hver leverance. Kvalitetskoordinatoren afviste skiftet, medmindre dokumentation pr. leverance kunne leveres. Mod et tillæg, der åd halvdelen af besparelsen, blev der skiftet på halvdelen af volumen (kunder uden kravet); den danske leverandør beholdes til resten.

Regel indført efter hændelsen: Indkøberen sender leverandørens dokumentation til kvalitetskoordinatoren, før der forhandles pris, ikke efter.

→ Kunde kræver negativ test pr. leverance og leverandøren kun dokumenterer på partiniveau: leverandøren godkendes ikke til disse kunders varer.

Internt

• Produktionslederen: Vigtigste samarbejdspartner; daglig kontakt, ugentligt afvigelsesmøde om onsdagen.
• Kvalitetschefen: Nærmeste leder; modtager ugerapport, kategori 3-afvigelser og godkendelser.
• Laboranten: Udfører prøver; kvalitetskoordinatoren tolker resultaterne.
• Indkøber: Samarbejder om leverandører.
• HR: Samarbejder om oplæring.
• Fabrikschefen: Stedfortræder for kvalitetschefen på kategori 3.

Eksternt

• Fødevarestyrelsen (sammen med kvalitetschefen)
• Certificeringsorgan (IFS)
• Kunders kvalitetsfolk
• Leverandører

Snitflader

• Indkøb (knirker): Indkøberen ønsker at skifte leverandør for at spare; kvalitetskoordinatoren skal godkende, før det må ske. Konflikt mellem pris og kvalitet/fødevaresikkerhed.
• Laborant: Laboranten laver prøver, kvalitetskoordinatoren tolker.

Krav (minimum for stillingen)

• Uddannelse som fødevareteknolog, laborant eller tilsvarende.
• Mindst 3 års erfaring fra fødevareproduktion.
• Kendskab til HACCP og IFS.
• Engelsk i det omfang, leverandøraudits kræver det.
• Evne til at skrive en procedure, som en ufaglært kan følge.
• Evne til at gå i produktionen kl. 6.30 og tale med medarbejdere, der er startet kl. 4.
• Evne til at sige nej til en produktionsleder, der er bagud.

Ønsker (en fordel)

• Auditorkursus.

Personlige egenskaber, der er afgørende

• Sikrer, at fødevaresikkerhed vægtes over tid og pris, også under pres fra produktion og indkøb.
• Kommunikerer klart og respektfuldt på tværs af faglige niveauer.

Kan læres på jobbet

(ikke oplyst)

Formelle mål

• Består IFS-audit med højeste niveau (opnået fire år i træk).
• Opnår ingen anmærkninger fra Fødevarestyrelsen (aktuelt smiley med elite).
• Holder kundereklamationer under 10 pr. million solgte enheder (aktuelt 6).
• Lukker alle afvigelser inden for 14 dage.

Reelt: hvad kvalitetschefen og produktionen vurderer på

• Opleves af produktionen som en hjælp og ikke som en politimand.
• Succesindikator: Produktionslederen ringer frivilligt, før noget går galt, i stedet for at skjule det.

Efter 90 dage (ny medarbejder)

• Har gået morgenrunden alene i mindst en måned.
• Lukker afvigelser selv inden for eget mandat.
• Har gennemført én sporbarhedstest på under 4 timer.
• Har fået produktionslederen til at ringe frivilligt mindst én gang.

Efter 180 dage

(ikke oplyst)

Uudtalte forventninger

• Siger nej, når alle andre har travlt. Rollen er ensom.
• Har tjekket tingene grundigt, før sagen tages til kvalitetschefen. Kvalitetschefen dækker altid udadtil, men forventer dette forarbejde.
• Kontrollerer, om produktionen tester grænser, fx rengøringsrapporter udfyldt på forhånd.
• Omtaler aldrig noget i egenkontrollen som "bare en formalitet", fordi det ikke er det ved myndighedskontrol.

Dateret hændelse: forhåndsudfyldt rengøringsrapport (maj)

• Rengøringsrapporten for natholdet fredag var udfyldt med kryds i alle felter og underskrevet kl. 05.30. Adgangsloggen viste, at rengøringsholdet var gået kl. 04.50.
• Medarbejderen tog rapporten med til produktionslederen, ikke til holdet. Sammen tog de en samtale med holdlederen.
• Holdlederen havde udfyldt rapporten om morgenen ud fra hukommelsen. Snyd med selve rengøringen kunne ikke bevises.
• Konsekvens: ATP-swabs på hele linjen før opstart og to timers forsinkelse.
• Ny praksis: Rapporten udfyldes løbende. Medarbejderen kontrollerer tidspunkter mod adgangsloggen én gang om ugen.
• Hyppighed: Medarbejderen finder noget, der ligner, cirka to gange om året.

Hvis X → gør Y

• Rengøringsrapport eller anden egenkontrol ser forhåndsudfyldt ud → tag det til den ansvarlige leder (fx produktionslederen), aldrig direkte til medarbejderen.
• Mistanke om forkert udfyldelse → antag dovenskab, ikke snyd, men dokumentér, som om det var snyd.

Status

• Om punkterne skal formaliseres i beskrivelsen eller forblive uofficielle: (ikke afklaret)
• Skjulte timer og uformelle ansvar ud over ovenstående: (ikke oplyst)

Afklaret status

• Punkterne i dette afsnit forbliver uofficielle. De indgår ikke i den formelle funktionsbeskrivelse, men bevares som noter til kvalitetskoordinatoren og efterfølgeren.

Dokumenttype

• Funktionsbeskrivelsen er et dynamisk arbejdsdokument, ikke et bilag til ansættelseskontrakten. Rettes løbende og tages op ved MUS.

Udarbejdelse, godkendelse og underskrift

• Udarbejder: Kvalitetskoordinatoren.
• Godkender: Kvalitetschefen.
• Underskriver: Kvalitetschefen som leder og kvalitetskoordinatoren som medarbejder.
• Arkivering: HR arkiverer dokumentet.

Revision

• Tages op til revision ved MUS i marts hvert år.
• Ændringer kan foretages løbende uden kontraktændring.
• Version og dato: (ikke oplyst)

Status for det usagte

• Punkterne under "Det usagte" indgår ikke i den officielle beskrivelse. De bevares i manualen som noter til kvalitetskoordinatoren selv og til efterfølgeren.