Sådan arbejder du bedst med Jonas

Jeg hedder Jonas, er 34 og UX-designer hos Kystvejen Digital i Aalborg (25 ansatte). Jeg sidder i et team med to udviklere, en projektleder og en anden designer. Vi laver apps og webløsninger for kommuner og forsyningsselskaber.

Min rolle lige nu: Jeg er den, der taler med brugerne og laver skitser og prototyper, før udviklerne bygger.

Hvorfor denne manual: Vi får en ny projektleder i december, og vores chef har bedt alle i teamet om at skrive en, så vi undgår et halvt års gnidninger.

Det vigtigste at vide fra dag ét:

• Jeg arbejder i fokusblokke, så jeg er langsom til at svare på Slack. Jeg svarer altid inden dagen er omme.
• Jeg fungerer bedst med tydelige deadlines og ét spørgsmål ad gangen frem for fem i samme besked.

Hvis du har brug for noget fra mig: Skriv ét klart spørgsmål med en deadline, så får du svar samme dag.

(Uddybning af, hvad man bør og ikke bør spørge mig om, er endnu ikke dokumenteret.)

Jeg arbejder bedst i faste blokke med lukket Slack. Jeg har ADHD (diagnosticeret for tre år siden) og er åben om det. Det betyder helt praktisk, at jeg har brug for tydelige deadlines og ét spørgsmål ad gangen, og at mine fokusblokke er lette at forstyrre.

En god dag hos mig

• 7.30-10.00 – min bedste blok: Her laver jeg skitser og prototyper, som kræver ideer. Slack er lukket, og telefonen ligger i tasken.
• 10.00-10.30 – Slack: Jeg åbner Slack og svarer på alt.
• 10.30-12.00 – mødetid: Her vil jeg helst have brugermøder og teammøder.
• 12.00-12.30 – frokost med teamet: Den er vigtig for mig, fordi jeg her hører, hvad der sker.
• 12.30-14.30 – anden blok: Jeg er lidt mindre skarp, så her laver jeg opgaver, der ikke kræver nye ideer, fx at rette prototyper efter feedback.
• 14.30-15.30 – Slack og mail
• Kl. 15.30 går jeg, fordi jeg henter min datter i vuggestue.

Jeg får en dag som denne cirka to gange om ugen. De andre dage bliver blokkene brudt af møder, og så får jeg cirka halvt så meget fra hånden.

Hvis du vil hjælpe mig med at få tingene fra hånden

• Hvis du skal bruge mig kreativt, så book ikke møder før kl. 10. Placér dem helst kl. 10.30-12.
• Hvis du vil have et møde med mig, så foreslå et tidspunkt i mødevinduet. Hvis det er muligt, så saml møderne på færre dage, så jeg beholder nogle hele blokke.
• Hvis noget er småt, men ikke haster, så skriv det på Slack. Jeg tager det kl. 10 eller kl. 14.30.
• Hvis noget er rettelser eller opfølgning, så send det gerne til eftermiddagsblokken.

(Hvad der skal være på plads, før jeg starter på en stor opgave, er endnu ikke dokumenteret.)

Hvad sker der, når min blok bliver brudt?

• Hvis jeg bliver afbrudt midt i morgenblokken, har jeg svært ved at komme tilbage i det, jeg lavede. Så kan hele formiddagen gå tabt.
• Hvis du har en lille opgave til mig → skriv den på Slack med en frist. Så tager jeg den kl. 10 eller i eftermiddagsblokken.
• Hvis noget virkelig brænder → ring, og sig det med det samme.

Hvilken kanal til hvad?

• Skriv til mig på Slack som udgangspunkt. Jeg arbejder i blokke, så jeg svarer ikke med det samme, men altid inden dagen er omme.
• Ring ikke, medmindre det brænder.
• Kom ikke forbi mit skrivebord for "lige" noget i min fokusblok (7.30-10.00). Skriv det i stedet, så ser jeg det kl. 10.

Sådan skriver du til mig

• Ét emne pr. besked, ikke fem på én gang.
• Skriv hvad du vil have fra mig, og hvornår du skal bruge det ("inden kl. 12", "i morgen"). Så kan jeg planlægge.
• Undgå "det tager bare fem minutter" uden en frist. Det kan nemt tage 40 minutter og vælte min formiddag.
• Hvis jeg virker kort for hovedet på skrift, er det ikke ment sådan. Jeg skriver bare kort.

Et eksempel fra praksis

En kollega kom forbi kl. 8.15 og bad mig "lige" se på en kundes kommentarer til en prototype. Det tog 40 minutter, og jeg kunne ikke komme tilbage til det, jeg var i gang med, så formiddagen var væk. Hvis det var skrevet på Slack med en frist, havde jeg set det kl. 10 og taget det i eftermiddagsblokken.

Feedback, jeg modtager

• Giv den direkte og konkret. "Knappen er for lille" er bedre end "jeg er ikke helt sikker på, om det virker".
• Send den helst på skrift først, så jeg kan tænke over den. Tag så snakken bagefter.
• Jeg bliver ikke sur over kritik, men jeg bliver forvirret over vag kritik.
• Ros må gerne være offentlig. Kritik skal være privat.

Feedback, jeg giver

• Jeg er kort og konkret og henviser til det, det handler om. Eksempel til en udvikler: "Trin 3 mangler, se prototypen side 4, kan du tilføje det inden fredag?"
• Jeg giver feedback samme dag, jeg ser problemet. Jeg kan ikke gemme på det.
• Jeg giver aldrig kritik i plenum, kun privat.
• Misforståelse: Nogle synes, jeg lyder irriteret, fordi der ikke står "hej" eller "tak for det gode arbejde" først. Det er ikke irritation, det er effektivitet. Jeg sætter en smiley på for at gøre tonen tydeligere.
• Hvis min besked lyder kort eller kold → → læs den som effektiv, ikke vred. Er du i tvivl, så spørg mig.

Det kan du gøre i morgen

• Skriv til mig i stedet for at komme forbi, og sæt en frist på.
• Giv mig kritik som en konkret besked på skrift, og tag samtalen bagefter, hvis der er brug for den.

Min rytme og tilgængelighed

• Jeg er på kontoret kl. 7.30 og går kl. 15.30, fordi jeg henter min datter i vuggestue.
• Jeg arbejder ikke om aftenen.
• Jeg svarer ikke på Slack efter kl. 16. Det har jeg aftalt med min chef.
• Min Slack er lukket kl. 7.30-10.00. Jeg svarer ved 10-tiden og igen kl. 14.30-15.30, og altid inden dagen er omme.

Hvad giver mig energi

• Frokost med teamet kl. 12-12.30. Det er her, jeg hører, hvad der sker.
• En ubrudt morgenblok.

Hvis du vil række ud til mig

• Hvis det kan vente, så skriv på Slack inden kl. 15.30. Så svarer jeg samme dag.
• Hvis det er uden for min arbejdstid, så regn ikke med svar før næste morgen kl. 10.

(Hvad der dræner mig, weekender og hvordan jeg helst får et nej leveret, er endnu ikke dokumenteret.)

Det bringer jeg til samarbejdet

• Jeg er god til at se, hvad brugerne faktisk gør, frem for hvad de siger. Brug mig til brugermøder og tests.
• Jeg er hurtig til at lave en prototype, der kan testes.
• Jeg holder deadlines, hvis de er tydelige.

Mine blinde vinkler

• Overblik over flere projekter på én gang: Det mister jeg. → Projektlederen holder styr på, hvad der haster, og siger det til mig.
• Detaljer i designet: Jeg kan blive for optaget af dem og glemme, at kunden skal have noget at se på. → Hjælp mig med at minde om, hvad kunden skal have at se, og hvornår.
• Jeg fortæller ikke, hvad jeg arbejder på, så andre kan tro, jeg sidder stille. Det er ikke ment sådan.
• Jeg siger ja til for meget, når nogen spørger pænt, og går så ned med flaget et par uger senere.

Det kan du gøre i morgen

• Giv mig en tydelig deadline, så holder jeg den.
• Hvis du beder mig om noget, så hold øje med, hvad jeg ellers har i gang, før du regner med et "ja".

(Hvordan jeg helst vil have, at man hjælper mig med at sige nej eller holde øje med min belastning, er endnu ikke dokumenteret.)

Sådan vælger jeg, hvad jeg laver først

• Jeg kigger på to ting: hvad har en deadline, og hvad blokerer en udvikler. Alt andet venter.
• Hvis to ting haster lige meget → spørger jeg. Jeg gætter ikke.

Hvem beslutter hvad?

• Design og brugerflade beslutter jeg selv.
• Rækkefølge og prioritet mellem projekter vil jeg gerne have, at projektlederen beslutter. Det er ikke min styrke.

Når jeg er i tvivl om en designbeslutning

• Jeg diskuterer ikke i en time. Jeg tester med tre brugere.
• Hvis du er uenig i et designvalg → kom med et konkret forslag, vi kan teste, frem for en lang diskussion.

Når nogen beder om "bare noget hurtigt"

Et eksempel fra i september: En kollega bad om "et par skærmbilleder, bare noget hurtigt". Jeg sagde ja, fordi det lød lille, og fordi jeg godt kunne lide hende. Det blev til 12 skærmbilleder over to uger oven i to andre projekter, og jeg endte med at arbejde tre weekender i træk.

• Hvis du beder mig om noget, der lyder lille → sig, hvor stort det er, og hvornår du skal bruge det.
• Hvis det er uden for mine nuværende projekter → tjek med projektlederen om prioriteten, før jeg siger ja.

(Hvad der får mig til at skifte mening, er endnu ikke dokumenteret.)

Det kan du regne med fra mig

• Jeg leverer til tiden, når deadlinen er tydelig.
• Jeg siger det, når jeg er bagud.
• Jeg laver aldrig et design uden at have talt med mindst én rigtig bruger.

Det forventer jeg af dig

• Projektleder: giver mig tydelige deadlines og beskytter min morgenblok mod møder.
• Udviklere: siger det, før de bygger noget andet, hvis noget i prototypen ikke kan bygges.
• Alle: møder til tiden.

Det kan du ikke regne med

• At jeg fortæller af mig selv, hvad jeg arbejder på. Jeg glemmer det, så det kan se ud, som om jeg sidder stille. Spørg mig gerne.
• At et "ja" fra mig betyder, at jeg har plads. → Spørg ind til, hvad jeg ellers har i gang.

Det kan du gøre i morgen

• Sig til, hvis noget i en prototype er svært at bygge, så tidligt som muligt.
• Giv mig en deadline og en rækkefølge, så jeg ikke skal gætte.

(Hvordan vi helst deler arbejde, og hvad der ødelægger et samarbejde for mig, er endnu ikke dokumenteret.)

Sådan ser jeg ud udefra, når jeg er presset

• Jeg lukker ned, bliver stille og kort, og jeg siger ikke fra.
• Jeg holder op med at spise frokost med teamet og sidder i stedet ved skærmen.
• Jeg svarer på Slack om aftenen, det gør jeg ellers aldrig.
• Mine skitser bliver sjuskede.

Et eksempel

Jeg havde sagt ja til for meget og endte med at arbejde tre weekender i træk. Hvis nogen havde spurgt direkte, havde jeg fået hjælp tidligere.

Hvad der hjælper

• Hvis du ser, at jeg har sagt ja til for meget → sig det højt og konkret: "Du har sagt ja til tre ting, hvilken skal jeg tage fra dig?" Det virker bedre end "sig til, hvis det bliver for meget", for det siger jeg ikke.
• Hvis du er projektleder → tag gerne noget fra mig uden at spørge først. Jeg tager det ikke som kritik, men som hjælp, og jeg bliver glad, ikke sur.
• Hvis jeg virker kort eller stille → spørg mig i stedet for at tro, at jeg er sur. Spørg direkte og konkret.
• Jeg har en aftale med min chef om, at jeg kan tage en dag hjemme for at få ro, uden at forklare hvorfor.

Det kan du gøre i morgen

• Hvis jeg har skippet frokosten flere dage i træk, så kom forbi og spørg, hvad jeg har på tallerkenen.

Det beder jeg dig om

• Skriv i stedet for at ringe. Ring kun, hvis det brænder.
• Ét spørgsmål ad gangen. Ikke fem i samme besked.
• Sæt en deadline på alt. Skriv hvad du vil have og hvornår, ikke "lige".
• Beskyt min morgen (7.30-10.00) mod møder og "lige en ting".
• Spis frokost med mig. Det er der, jeg hører, hvad der sker.
• Hvis du ser, at jeg har sagt ja til for meget → sig det højt. Jeg bliver glad, ikke sur.
• Hvis jeg virker kort → spørg, i stedet for at tro, at jeg er sur.

Til en ny projektleder

• Du bestemmer rækkefølge og prioritet mellem projekter. Giv mig tydelige deadlines.
• Tag gerne noget fra mig, hvis jeg har for meget, også uden at jeg beder om det.

Det kan du gøre i morgen

• Skriv din næste anmodning til mig på Slack med hvad og hvornår.